Je werkt hard aan jouw onderneming. Het succes hangt mede af van hoeveel geld er binnenkomt. Gelukkig betalen de meeste Belgische bedrijven hun facturen netjes op tijd.
Maar er is toch altijd nog een aantal afnemers dat facturen niet of niet op tijd betaalt. Onbetaalde facturen kunnen leiden tot een flinke debiteurenpost. Wat doe je eraan om dit zo veel mogelijk te voorkomen?
Inhoud
- 1. Betalingsherinnering sturen
- 2. Incassobureau inschakelen
- 3. Buitengerechtelijke terugvorderingsprocedure
- 4. Betwiste facturen
- 5. Voor- en nadelen derde partijen
- Conclusie
1. Betalingsherinnering sturen
Per post of per e-mail
De belangrijkste les om onbetaalde facturen zo veel mogelijk te voorkomen, is om snel te handelen. Alleen op deze manier voorkom je het niet betalen van openstaande facturen. Hoe ouder een onbetaalde factuur is, hoe kleiner de kans dat deze uiteindelijk wordt betaald.
Je dient er daarom nauwgezet op toe te zien dat de afgesproken betaaltermijn wordt nageleefd. Wanneer de betaaltermijn is verstreken, stuur je zo snel mogelijk een betalingsherinnering. Je doet dit per post of per e-mail. Op deze manier laat je aan jouw schuldenaar zien dat je er bovenop zit.
Een veelgemaakte fout is om periodiek te kijken welke onbetaalde facturen er zijn en pas dan een betalingsherinnering te sturen. Je doet er daarom goed aan om jezelf een herinnering te sturen wanneer de betaaltermijn is verstreken. Nog handiger is om administratiesoftware in te zetten waarbij er automatisch een betalingsherinnering wordt verstuurd. Zo heb je er totaal geen omkijken naar.
Het is belangrijk om je te realiseren dat de meeste ondernemers gewoon vergeten zijn om een onbetaalde factuur te betalen en zijn totaal niet te kwader trouw. Stuur daarom een vriendelijke betalingsherinnering. Je wilt immers zaken blijven doen en de commerciële relatie niet verstoren.
Niet reageren: aanmaning
Betaalt jouw schuldenaar de onbetaalde factuur dan nog niet? Dan is het tijd om twee weken later een aanmaning tot betaling van het verschuldigde bedrag te sturen. Het is een belangrijke stap als je later naar de rechtbank zou gaan.
Hierbij zijn drie zaken van belang:
- Je dient een bewijs van verzending te hebben, al dan niet in de vorm van een aangetekende brief.
- Jij dient de schuldenaar erop te wijzen dat wanneer er niet wordt gereageerd, eventuele incassokosten voor rekening van de schuldenaar zijn.
- Deze brief mag best iets formeler van toon zijn.
2. Incassobureau inschakelen
Indien een schuldenaar niet op de aanmaning reageert, is het meestal het moment om een incassobureau in te schakelen. Gemiddeld schakelt een bedrijf na 3 herinneringen een incassobureau in. Dit heeft als grootste voordeel dat je er verder geen omkijken meer naar hebt. Door het inschakelen van een incassobureau worden meestal 9 van de 10 vorderingen gewoon betaald.
Het incassobureau start meestal met het sturen van een ingebrekestelling. Reageert de schuldenaar niet, dan gaat het incassobureau actief aan de slag om de schuldenaar schriftelijk en telefonisch te overtuigen dat onmiddellijk betalen van de factuur de beste oplossing is voor iedereen.
De incassokosten komen voor rekening van de schuldenaar. Voor zakelijke klanten gelden de kosten die je hebt overeengekomen. Je legt dit dus best vast in de algemene voorwaarden. Voor consumenten geldt er een duidelijke regelgeving sinds de invoering van de Belgische Incassowet in 2002. Zo kunnen incassobureaus geen extra kosten aanrekenen. bovenop de bedragen die zijn vastgelegd in de onderliggende overeenkomst.
3. Buitengerechtelijke terugvorderingsprocedure
Wanneer het incassobureau er niet in slaagt om de vordering van de onbetaalde facturen te innen - of je vindt dit te agressief, dan zit er vaak niets anders op dan een deurwaarder in te schakelen. De insteek van een buitengerechtelijke terugvorderingsprocedure is een minnelijke invordering. De deurwaarder bemiddelt om de schuldvordering te innen zodat een gang naar de rechtbank niet nodig is.
Wanneer je er dan nog niet uitkomt, dan stap je naar de rechter. Alleen de rechter kan een schuldenaar daadwerkelijk dwingen om te betalen. Aan een gang naar de rechtbank zitten flinke kosten verbonden. Dit heeft daarom alleen zin bij vorderingen van aanzienlijke bedragen.
Een dagvaarding, die wordt uitgereikt door een gerechtelijke deurwaarder, heeft vaak al zo’n dwingend en dreigend karakter dat meestal direct al wordt overgegaan op betaling.
Wanneer een rechter in jouw voordeel beslist, komt de gerechtelijke deurwaarder weer om de hoek kijken. Dan heeft hij met een gerechtelijke invordering wel de bevoegdheid om beslag te leggen op zaken om betaling af te dwingen.
4. Wat doe je wanneer jouw schuldenaar de factuur betwist?
Wanneer jouw schuldenaar de onbetaalde facturen betwist, dan heeft het geen zin om een incassobureau in te schakelen. Dan kan alleen de rechtbank het geschil beslechten. Daarvoor dien je een advocaat in te schakelen. Indien beide partijen een gang naar de rechtbank willen voorkomen, dan is een minnelijke schikking vaak de beste oplossing.
5. De voor-en nadelen van inschakelen derde partijen
Het inschakelen van derde partijen heeft de volgende voor- en nadelen:
Conclusie
Het belangrijkste advies is om het vorderingstraject zo kort mogelijk te houden. Zo verhoog je de kans dat jouw onbetaalde facturen uiteindelijk worden betaald. De meeste afnemers zijn niet te kwader trouw waardoor het aan te raden is om het herinnerings- en aanmaningsproces in eigen beheer te doen om de relatie niet te verstoren. Daar kan administratiesoftware je bij helpen om er zo min mogelijk omkijken naar te hebben. Deze software helpt je ook om betalingen op te volgen en je algemene voorwaarden worden automatisch toegevoegd aan offertes en facturen.
Betaalt een schuldenaar dan nog niet, dan is het tijd om een incassobureau of een advocaat in te schakelen. Hier zijn vaak kosten aan verbonden, maar dan heb je wel de grootste kans dat je ooit iets van jouw geld terugziet.
Meer weten over onze software om jouw administratie- en factureringsproces digitaal te laten verlopen? Neem dan contact met ons op.