De meeste ondernemers hebben er mee te maken: voorraad. Maar hoe ga je als zaakvoerder effectief en efficiënt om met de voorraad van producten? Voorraadbeheer is een belangrijk aspect voor een gezonde onderneming. Door het voorraadbeheer goed op orde te hebben, heb je aan het einde van een (boekhoud)periode een duidelijk inzicht in het aantal verkochte producten en de winstgevendheid daarvan voor het bedrijf.
Er zijn verschillende voorraadbeheer methodes. Welke dat zijn, wordt in dit artikel uitgelegd.
Inhoud:
First-In-First-Out (FIFO)
FIFO is misschien wel de bekendste methode voor voorraadbeheer. Maar wat is FIFO precies? Volgens de FIFO-methode worden producten uit de voorraad verkocht in de volgorde waarin ze zijn gemaakt of ingekocht. De oudste producten worden dus als eerste verkocht. Voor het voorraadbeheer is dit een inzichtelijke methode, omdat er in de administratie direct gezien kan worden welke producten er als eerste verkocht dienen te worden. Door de FIFO-methode te hanteren, wordt voorkomen dat producten die over de datum kunnen raken niet meer verkocht kunnen worden. Dit is vaak van toepassing op bedrijven die werken met voedingsmiddelen en cosmetica, maar ook bijvoorbeeld bedrijven die handelen in verf en batterijen.
Last-In-First-Out (LIFO)
Bij de LIFO-methode gaat het juist andersom; de meest recent gemaakte of ingekochte producten worden als eerste verkocht. Deze methode voor voorraadbeheer wordt echter veel minder gebruikt in vergelijking met de FIFO-methode. Maar waarom zouden zaakvoerders toch kiezen om gebruik te maken van de LIFO-methode? Deze methode is eigenlijk alleen geschikt voor bedrijven die een hoge doorloopsnelheid van productverkoop hebben. Een andere reden om de LIFO-methode te gebruiken, is wanneer een bedrijf er vanuit gaat dat de voorraadproducten in de loop van de tijd in waarde zullen stijgen, waardoor ook de prijzen van de producten zullen stijgen en er meer winst te behalen is.
Just-In-Time (JIT)
De JIT-methode is een manier waarop de zaakvoerder de aanvoer van producten afstemt met de leverancier. Met andere woorden: pas wanneer er een bepaald product nodig is, wordt het product besteld of gemaakt. Bedrijven passen deze manier van voorraadbeheer toe om de efficiëntie te verhogen en de voorraad en voorraadkosten laag te houden. Een groot nadeel aan deze methode is dat je vaak niet direct aan de vraag van de klant kunt voldoen; er moet namelijk eerst besteld en/of geproduceerd worden.
Veiligheidsvoorraad
Wanneer een zaakvoerder een veiligheidsvoorraad hanteert, beschikt hij over een extra hoeveelheid van een bepaald product. Hierdoor wordt het risico verkleint dat een product op raakt en er niet aan een klant geleverd kan worden. Het kan gezien worden als een buffer wanneer er bijvoorbeeld plotseling ineens veel vraag naar een bepaald product is. Een voorbeeld hiervan zijn bijvoorbeeld sleeën en ander winsterspeelgoed; wanneer het gaat sneeuwen, is de vraag hiernaar ineens heel groot, waardoor een veiligheidsvoorraad uitkomst kan bieden. Het nadeel aan een veiligheidsvoorraad is dat de opslagkosten vaak hoog zijn.
Kanban Methode
Door gebruik te maken van de Kanban voorraad methode kan JIT worden bereikt. Met een Kanban-systeem worden productvoorraden beheerd op basis van het gebruik of de verkoop van de betreffende producten. Wanneer de voorraad afneemt, wordt er - eventueel geautomatiseerd - een melding gemaakt, zodat de voorraad direct aangevuld kan worden. Hierdoor is er nooit te veel of te weinig voorraad. Een voorbeeld is het Kanban 2-bakken systeem. Deze methode wordt vaak gebruikt in opslagruimtes en magazijnen voor bouwmaterialen. Er worden volgens deze methode twee bakjes met een bepaald product (bijvoorbeeld schroeven van 8 cm) voor elkaar geplaatst. Wanneer het voorste bakje leeg is, wordt deze verwijderd en worden de producten uit het achterste bakje gebruikt. Vervolgens moeten er voor het lege bakje direct nieuwe producten worden ingekocht of vervaardigd. Vergelijkbaar met het JIT-systeem, maar makkelijker uitvoerbaar. De Kanban-methode zorgt ervoor dat de voorraad nooit opgaat.