Proficiat! Na al uw harde werken is het nu eindelijk tijd om geld te verdienen !? Tijd om je eerste facturen uit te sturen. Maar hoe begin je daar nu aan en wat zijn de verplichte vermeldingen voor je factuur? In welke taal dien ik deze op te stellen? Wat zijn de gevolgen van incorrecte facturen? En vooral, kan dit niet makkelijker?!
Inhoud:
Wat zijn de verplichte vermeldingen?
Of je nu in de bouw werkt, diensten levert of handelaar bent, het maakt niet uit. Ondernemers in België moeten deze volgende zaken vermelden op hun factuur:
1. ‘Factuur’ of ‘Creditnota’
Voor de hand liggend maar zorg ervoor dat deze woorden op je factuur staan.
2. Unieke volgnummering en datum van opmaak
Vermeld de datum waarop de factuur is opgemaakt. Elke factuur moet een unieke nummering hebben. Deze nummering moet opeenvolgend en logisch zijn.
3. Datum van het belastbaar feit
Vermeld de datum van het belastbaar feit – dit is de datum waarop het feit van de levering of de dienstverrichting heeft plaatsgevonden. Indien er reeds facturen (bijvoorbeeld voorschotten) voor deze factuur opgemaakt werden moet hiernaar verwezen worden.
4. Klantgegevens
De naam en adres en BTW-nummer (als die er is) van je klant
5. Uw maatschappelijke gegevens
Jouw bedrijfsnaam, adres zetel, het BTW-nummer en bankrekening.
6. Betalingscondities
Vermeld duidelijk op uw factuur binnen welke termijn uw klant de betaling dient te voldoen en de betalingsreferentie (bv. gestructureerde mededeling.
7. Beschrijving van de goederen/diensten
Vermeld de hoeveelheid (aantal en eenheidsprijs) en beschrijf in detail de geleverde goederen en van de verstrekte diensten. Het moet duidelijk zijn over welke geleverde goederen of diensten de factuur gaat.Bijvoorbeeld: x aantal uur gewerkt aan een uurtarief, 10 computers verkocht aan een bepaalde eenheidsprijs,…
8. Bedragen
Op de factuur dienen de bedragen exclusief BTW vermeld te worden, uitgesplitst per BTW percentage (0%, 6%, 12% of 21%). Daarnaast dient ook de verschuldigde BTW vermeld te worden alsook het bedrag inclusief BTW. Deze bedragen (exclusief BTW) worden ook de maatstaf van Heffing genoemd. Op deze bedragen wordt de BTW berekend.
9. RPR
Vennootschappen dienen ook het Rechtspersonenregister of RPR te vermelden – Dit is de rechtbank van Koophandel waarin je bedrijf haar maatschappelijke zetel heeft.
10. Kortingen
Deze trekt u af van het bedrag exclusief BTW.
11. Vrijstellingregelingen BTW
Indien er een vrijstelling van BTW geldt – de reden van vrijstelling. Hieronder meer hierover.
Optioneel maar wel een aanrader: algemene voorwaarden. Dat is geen verplichting maar je doet het best. Indien de algemene voorwaarden vermeld staan op de achterkant van je factuur dan is het aan te raden om hiernaar te verwijzen op de voorkant van uw factuur.
De taal van de factuur
Heeft u buitenlandse klanten? Moet u de factuur dan opstellen in de taal van de ontvanger? Neen! De locatie van de exploitatiezetel is de bepalende factor voor de taal waarin de factuur opgesteld moet worden. Is uw maatschappelijke zetel bijvoorbeeld gelegen in Frans taalgebied dan moet de factuur opgemaakt worden in het Frans. De taal of de woonplaats van de ontvanger zijn geen criteria.
Wat gebeurt er als ik dit niet doe?
U kan een administratieve boete krijgen. De bedragen zijn niet mals:
- Eerste overtreding: 50 euro met een maximum van 500 euro per factuur
- Tweede overtreding: 125 euro met een maximum van 1250 per factuur
- Derde overtreding: 250 euro met een maximum van 5000 euro per factuur
Een foutief opgestelde factuur heeft bovendien ook gevolgen voor uw klanten. Dit zorgt ervoor dat de BTW voor hen niet-aftrekbaar is. Het is dus van groot belang dat u uw facturen steeds correct opstelt!
Bijzondere vermeldingen
In België gelden volgende BTW tarieven (0 %, 6 %, 12 % en meestal 21 %). Echter zijn er ook enkele bijzondere vermeldingen:
- BTW verlegd – indien de BTW verschuldigd is door de medecontractant (artikel 11 BTW)
- Factuur uitgereikt door afnemer – in het geval van self-billing – dit is het geval wanneer je als klant zelf de factuur opstelt. Belangrijk hierbij is dat de afnemer ook een BTW plichtige is en door beide partijen is overeengekomen.
- Vrijgesteld van BTW op grond van artikel … – indien de handeling vrijgesteld is van BTW. De wettelijke grondslag voor de vrijstelling moet wel gedetailleerd omschreven zijn.
- Bijzondere vermeldingen opgelegd door de wetgeving ( verkoop van kunstvoorwerpen, antiquiteiten, motorvoertuigen, reisbureaus, gebruikte goederen, …)
Indien u als zelfstandige jaarlijks maximaal € 25 000 verdient dan hoeft u geen BTW aan te rekenen aan uw klanten. Dan geniet u van een BTW vrijstelling. Op uw factuur dient u dan wel volgende te vermelden: “Kleine onderneming onderworpen aan de vrijstellingsregeling van belasting. Btw niet toepasselijk”
Duplicaten
Indien de oorspronkelijke factuur verloren is gegaan via post of mail en de klant om een dubbel van de factuur vraagt dan moet u vermelden dat het om een duplicaat van de oorspronkelijke factuur gaat. Deze draagt dan best volgende vermelding: “Dubbel uitgereikt op aanvraag van de klant ter vervanging van de verloren gegane of vernietigde originele factuur”. Ook de datum van uitreiking en eventueel een handtekening dienen op de duplicaatfactuur opgenomen te zijn.
Kan dit allemaal niet makkelijker?
Uiteraard! Met de software van FUROO kan u vliegensvlug facturen maken. Daarnaast kan u op heel eenvoudige manier ook artikels toevoegen zodat u deze niet telkens hoeft te hernemen. De nummering is altijd uniek en oplopend zodat u zich hierover geen zorgen hoeft te maken! Bovendien kan u deze facturen ook volledig digitaal versturen via mail of PEPPOL. De voordelen van een elektronische factuur:
1. U wordt sneller betaald
2. Minder administratie
3. Kostenbesparend: U hoeft geen postzegels, enveloppen,… aan te kopen
4. Makkelijker op te volgen
5. Uw administratie is altijd en overal beschikbaar
Wist je dat alle documenten uit Furoo bovendien ook in boekhoudsystemen verwerkt kunnen worden? Waar wacht je nog op?! Start uw demo vandaag.
Lees de Mini-Gids "De Factuur: Essentiële Zaken Die Je Moet Weten"