Een goed voorraadbeheer zorgter voor dat je genoeg artikels hebt liggen om klanten te bedienen. Niet te weinig. Want anders moet je klant wachten. En zeker niet te veel want dan maak je onnodige kosten.
Onnodige kosten ?
Ja zeker! Teveel voorraad = teveel kosten.
We geven je hierover een paar tips & tricks.
Inhoud:
- 1. Wat is voorraadbeheer?
- 2. Volg je voorraad
- 3. Organiseer je voorraad
- 4. Bereken de voorraadwaarde
- 5. Centraliseer alles
- 6. Monitor de omloopsnelheid
- Conclusie
1. Wat is voorraadbeheer?
Voorraadbeheer is het optimaliseren van de goederen die binnen komen en naar buiten gaan zodat de opslagkosten onder controle blijven. Artikels die stil liggen brengen immers niets op. Een voorraad bijhouden kost alleen maar geld. Door de tijd zo kort mogelijk te houden tussen het ogenblik dat producten in voorraad liggen en ze verkocht of verwerkt worden, krijg je een betere cashflow.
Maar toch.
Je moet voldoende item in stock hebben om je klanten goed te bedienen. Planning is dus heel belangrijk voor een goed voorraadbeheer.
2. Volg je voorraad
Het is essentieel dat je weet wat je in voorraad hebt. Noteer dus ergens hoeveel goederen er binnen komen en wanneer ze je voorraad verlaten.
Je doet dit met :
- Pen en papier
Voordeel: goedkoop
Nadeel: arbeidsintensief
- Excel
Voordeel: goedkoop
Nadeel: manueel opzoekingswerk (bvb. aankoopkosten)
- Een pre-accountancy platform
Voordeel: je voorraad wordt bijgehouden en gekoppeld aan nuttige facturen, klanten en projecten
Nadeel: de kost van het platform maar dat verdien je al snel terug
3. Organiseer je voorraad
Door je voorraad te organiseren, zal je beter kunnen ingrijpen. Hou hierbij rekening met het volgende:
- Categorieën
Deel de artikels op in categorieën. Zo vindt je gemakkelijker producten terug.
- Levenscyclus
Bekijk hoeveel stuks van elk product je minimum nodig hebt en zorg ervoor dat je voorraad nooit daalt onder dat niveau.
- Fabrikant/leverancier
Hou bij van welke leverancier of fabrikant de goederen komen. Maak idealiter een link met de aankoopfactuur.
- Locatie
Noteer wat de exacte locatie van de goederen is zodat je ze snel terug vindt.
- Voorraadkosten
Hou bij hoeveel het kost om de goederen op te slaan.
4. Bereken de voorraadwaarde
De meeste bedrijven nemen hun voorraad op in de balans. Het is dan ook belangrijk om de kosten van je voorraad bij te houden. Zo kan je berekenen welke marges je hebt op een artikel en hoe de voorraad zich verhoudt met de omzet.
Zo weet je:
- welke artikels het meeste geld opbrengen
- welke leveranciers het meeste winst voor jou genereren
Formule 1 - voorraadwaarde korte periode:
Bvb. op 1 januari is de voorraad € 10.000 en op 31 januari is de voorraad € 14.000.
De gemiddelde voorraad is dan € 12.000 waard.
Formule 2 - voorraadwaarde langere periode:
Bvb. op 1 januari is de voorraad € 12.000, op 31 maart (Q1) nog steeds € 12.000, op 30/6 (Q2) is de voorraad 16.000, op 30/09 (Q3) € 14.000 en op 31/12 € 8.000.
De gemiddelde voorraad is dan € 13.000 waard.
Nu je voorraadwaarde kent, kan je dit vergelijken met de omzet.
Om de marge op een artikel te berekenen, breng je de kosten van het artikel in mindering op de verkoopprijs.
5. Centraliseer alles
Om een goed beeld te krijgen van je voorraad, heb je veel data nodig (bvb. aankoopprijs, verkoopprijs, enz.). Het kost veel tijd en moeite om dit allemaal te verzamelen.
Een pre-accountancy platform centraliseert alles voor u en maakt het gemakkelijk om alles te monitoren.
De voordelen van een gecentraliseerd & digitaal voorraadsysteem:
- informatie over een artikel dien je slechts 1 maal in te geven;
- minder fouten in je voorraadbeheer en minder voorraadverlies;
- automatische melding als uw voorraad te laag wordt;
- opvolgen van cruciale data in één oogwenk.
6. Monitor de omloopsnelheid
De omlooptijd van een voorraad is het aantal keer dat een voorraad jaarlijks vernieuwd. Hoe korter de omloopsnelheid, hoe beter een artikel verkoopt. De omloopsnelheid leert je dus welke artikels je bestsellers zijn en op welke artikels je best minder inzet. Als je dat weet, kan je jouw verkoops- en marketinginspanningen efficiënter inzetten.
Wat weet ik daar nog mee?
De omloopsnelheid leert je uiteraard ook wanneer je door je voorraad zal zitten van een bepaald artikel.
Formule voor omloopsnelheid:
Er zijn verschillende formules voor de omloopsnelheid. Dit is de eenvoudigste berekening:
afzet in stuks
-----------------------------
gemiddelde voorraadwaarde
Bvb. Er zijn dit jaar 20.000 artikels verkocht voor een netto verkoopprijs van € 15.
- Op 01/01 bedroeg de voorraad 1000 stuks
- Op 30/04 was de voorraad 1.200 stuks
- Op 30/06 was de voorraad 600
- Op 31/08 was de voorraad 800 stuks
- Op 31/12 was de voorraad 1.100 stuks
20.000
--------------------------------- = 21,2
((1000/2)+1200+800+600 (1.100/2))/4
De gemiddelde voorraad word dus 21,2 keer verkocht per jaar.
Conclusie
Een goed voorraadbeheer doet je geld besparen. Je leert welke artikels je sterproducten zijn en je kan de tijd dat artikels in stock liggen zo kort mogelijk maken. Een gecentraliseerd voorraadsysteem is de gemakkelijkste en efficiëntste manier om te doen.