Op vandaag maken al heel wat ondernemers gebruik van digitale facturen. Door de Coronacrisis werden in mei 2020 dubbel zoveel facturen digitaal aangeleverd bij de boekhouder als het jaar voordien.
Inhoud:
- Wat is digitaal factureren
- Wat zijn de voordelen ervan
- Aankoopfacturen digitaal ontvangen
- Wat is elektronisch factureren
- Peppol
Wat is digitaal factureren?
Digitaal factureren wil eigenlijk gewoon zeggen dat je uw facturen niet meer met de post gaat versturen, maar gewoon via mail bv. in de vorm van een pdf, excel of word bestand. Uiteraard moet jouw factuur wel nog steeds dezelfde wettelijke vermeldingen bevatten.
Wat zijn de voordelen ervan?
1. Geen papier
Het meest voor de hand liggende voordeel is natuurlijk het feit dat er geen gebruik moet gemaakt worden van papier. Dit is beter voor het milieu en uw portefeuille.
2. Niets geraakt verloren
De kans dat uw factuur verloren raakt bij de post of bij een klant per ongeluk in de prullenmand terechtkomt is veel kleiner wanneer de factuur digitaal verstuurd wordt.
3. Minder kosten
Geen geld meer uitgeven aan postzegels om uw facturen op te sturen met de post is een 3e voordeel verbonden aan digitaal factureren.
4. Tijdswinst
Je bespaart tijd. Met een goed facturatieprogramma om digitaal uw facturen op te stellen, kan je in een vingerknip een offerte of factuur gaan opmaken. Gedaan met het sukkelen in excel om de juiste berekening te maken. Facturatieprogramma’s hebben ingebouwde systemen die automatisch de correcte bedragen berekenen voor u en de lay out perfect zetten.
5. Tevreden boekhouder
Digitale facturen maken niet alleen uw leven makkelijker, maar ook dat van uw boekhouder. Via het facturatieprogramma kan uw boekhouder rechtstreeks al de aan-en verkoopfacturen gaan inlezen in hun boekhoudprogramma. De boekhouder hoeft niet wachten tot het einde van het kwartaal om facturen te verwerken, maar kan er het hele jaar door verwerken. Zo heeft het boekhouder constant een beter overzicht en kan hij u snel gepast advies geven.
Aankoopfacturen digitaal ontvangen
Het is niet enkel makkelijk om verkoopfacturen digitaal op te maken, maar ook om aankoopfacturen digitaal te ontvangen. Sommige facturatieprogramma’s zoals Furoo maken het zelf mogelijk om uw aankoopfacturen bij te houden. Op die manier hoef je geen mappen vol facturen meer bijhouden om ze op het einde van elk kwartaal naar uw boekhouder te sleuren. Door je aankoopfacturen digitaal te bijhouden is de kans dat je een factuur kwijtraakt zo goed als nihil. Sommige systemen maken het zelf mogelijk om een foto te nemen van bv. een parkeerticketje en het rechtstreeks in het systeem op te laden. Op deze manier raak je nooit meer je ticketjes kwijt.
Ben ik wettelijk in orde als ik werk met digitale facturen? Sinds 2013 hebben papieren en digitale facturen dezelfde rechtswaarde en zijn ze dus evenwaardig. U kan dus op uw 2 oren slapen!
Wat is elektronisch factureren?
Naast digitale facturen kan je ook een e-factuur maken. Dit is de volgende stap in het proces naar een efficiëntere facturatie. Waar op vandaag digitale facturen vooral via pdf bestanden worden doorgestuurd en verwerkt, gaat dit bij elektronisch factureren via een UBL-bestand. UBL is de internationale standaard om elektronisch te facturen, het staat voor Universal Business Language. Wanneer je gebruik maakt van een facturatietool wordt de factuur automatisch opgemaakt in UBL vorm. De factuur wordt dan onmiddellijk verstuurd naar het boekhoudprogramma van uw klant en kan direct verwerkt worden door de boekhouder.
In België en Vlaanderen wordt er sterk ingezet op het motiveren van ondernemers om elektronisch te gaan factureren. De overheid organiseert verschillende initiatieven om digitalistie te bevorden zoals Vlaanderen helemaal digitaal. Als je levert aan de overheid, is elektronisch factureren verplicht. Dat gebeurt via Peppol.
Peppol
Peppol is een e-factuur portaal dat ervoor zorgt dat uw elektronische facturen in Europa kunnen verstuurd worden naar overheden en andere bedrijven. Het platform is deels gefinancierd door de Europese commissie en overheidsinstanties om het hele proces van aankoop tot betaling te vereenvoudigen. In veel landen moet het versturen van elektronische facturen verplicht via Peppol gebeuren. Zo is het in België ook al verplicht om te werken via Peppol indien je factureert aan de Vlaamse overheid. Het voordeel aan Peppol is dat het een sterk beveiligd netwerk is waar je niet zomaar toegang tot kan krijgen. Om toegang te krijgen wordt gewerkt via gecertificeerde acces points. Met Furoo kan je een factuur gaan opmaken volgens de Peppol standaard waardoor je uw elektronische facturen kan gaan versturen vanuit het systeem.
Ten slotte kan je Peppol ook gebruiken om andere financiële documenten bv. aanbestedingen te versturen.
Conclusie
Starten met elektronisch factureren kan een grote stap zijn. Een digitale factuur daarentegen is een stuk eenvoudiger. Enkele facturatiesystemen maken het ook al mogelijk om elektronisch te factureren en rechtstreeks te koppelen, met boekhoudsoftware. Zo stap je moeiteloos over naar e-facturatie wanneer jij er klaar voor bent.
Lees de Mini-Gids "De Factuur: Essentiële Zaken Die Je Moet Weten"