De kleine lettertjes op de achterkant van een factuur. Iedereen kent die wel maar moet ik daar nu echt van wakker liggen? Toch wel. Goede afspraken maken goede vrienden. Algemene voorwaarden scheppen klaarheid bij lastige situaties zoals laattijdige betaling, een probleem met de geleverde goederen of diensten, enz.
Inhoud:
Waarom heb ik dat nodig?
Algemene voorwaarden hoef je niet te hebben. Het is geen wettelijke verplichting. Als je ze niet hebt, val je terug op de wetgeving. Die wetgeving is niet altijd duidelijk of in je voordeel. Je regelt dus best een aantal essentiële zaken in je algemene voorwaarden.
5-must-have-clausules
De clausules die je best vermeldt in je algemene voorwaarden hangen af van welk soort activiteit je doet en wie je klanten zijn. Verkoop je goederen of lever je diensten? B2B of B2C? Het heeft allemaal een invloed. We zetten voor jou toch 5 must-have clausules voor Belgische bedrijven op een rijtje:
1. De offerte
Hou je opties open door te bepalen dat offertes je tot niets verplichten (tot het moment dat deze aanvaard worden uiteraard). Voorbeeld:
“Elke offerte is vrijblijvend. Tenzij uitdrukkelijk anders vermeld, heeft elke offerte een geldigheidsduur van 30 kalenderdagen na de datum van de offerte en vervalt ze automatisch na het verstrijken van deze termijn.”
2. De betaling
Vermijd discussies over de betaalperiode en de gevolgen van laattijdige betaling. Voorbeeld:
“Betaling van onze facturen vindt plaats uiterlijk dertig kalenderdagen na factuurdatum. Bij niet betaling op de vervaldag is van rechtswege en zonder ingebrekestelling een nalatigheidsinterest verschuldigd van 8% op jaarbasis en een conventionele en onverminderbare schadevergoeding van 8% op de totale prijs, met een minimum van € 80.”
3. De levering
In bepaalde omstandigheden kan het moeilijk worden om de verkochte goederen of diensten te leveren. Denk hierbij een stockbreuk bij je leverancier. Voorkom dat dit soort van situaties jou in de problemen brengt. Het is belangrijk om duidelijk te maken vanaf welk moment je niet langer het risico draagt.
“Onze verbintenis tot levering van uw bestelling is opgeschort in de volgende situatie omdat het als een situatie van overmacht wordt beschouwd voor ons: de laattijdige of foutieve levering van de stock door onze leveranciers en dit enkel indien de laattijdige levering door onze leveranciers niet te wijten is aan een voorafgaandelijke tekortkoming door ons, en indien we u onverwijld hebben geïnformeerd omtrent deze situatie.”
Het risico met betrekking tot diensten gaat over op de klant bij oplevering of aanvaarding van de dienst. Ingeval van goederen, worden zij geacht te zijn geleverd en het risico hiervan overgegaan op de medecontractant op het moment van feitelijke bezitsverschaffing.*
4. Klachten
Leg in je algemene voorwaarden vast hoe jouw klanten een klacht kunnen indienen. Maak het duidelijk hoe een klacht tegen jou kan worden geformuleerd. Beperk ook de termijn om klacht in te dienen. Zo beperk je jouw aansprakelijkheid.
“De klant zal op het tijdstip van de levering de goederen inspecteren. Iedere klacht van de klant met betrekking tot de uitvoering van de bestelling moet schriftelijk worden ingediend en dit op straffe van verval binnen een termijn van 7 dagen na levering.”
5. Bevoegde rechter
Zorg ervoor dat je in een worst case scenario je niet moeten wenden tot een rechter ver weg of zelfs in het buitenland.
“In geval van betwisting of gerechtelijke invordering zijn uitsluitend de Ondernemingsrechtbank van Antwerpen – Afdeling Antwerpen bevoegd. De Belgische wetgeving is van toepassing op ieder geschil.”
Waar vermeld ik die?
Zo vroeg mogelijk. Je doet dit best al in je offertes en niet voor de eerste keer op je factuur. Jouw klant moet namelijk op de hoogte zijn van je algemene voorwaarden én deze aanvaarden alvorens jullie zaken doen. Als je Furoo gebruikt, hoef je hier niet wakker van te liggen. Algemene voorwaarden worden dan automatisch toegevoegd aan offertes en facturen. Die kan je dan digitaal of elektronisch versturen. Je kan zelfs verschillende algemene voorwaarden per type document creëren. Praktisch niet?
Zelf opstellen of met hulp?
Elke onderneming is anders. Verkoop je diensten of goederen? Zijn jouw klanten consumenten of bedrijven? Het heeft allemaal een invloed op welk soort algemene voorwaarden je nodig hebt. Je roept dus best de hulp in van een expert, bijvoorbeeld jouw boekhouder. Eenmaal je die hebt, kan je ze toevoegen in Furoo en zo worden ze automatisch verstuurd samen met je offertes en facturen.
Lees de Mini-Gids "De Factuur: Essentiële Zaken Die Je Moet Weten"