Facturen via email versturen biedt een heel aantal voordelen. Nog beter is een e-factuur. PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-line) speelt hierbij een cruciale rol. PEPPOL is namelijk een beveiligd netwerk dat het digitaal uitwisselen van e-facturen mogelijk maakt. Het is een verzameling van een aantal afspraken over hoe een e-factuur er moet uizien. PEPPOL wordt gefinanceerd door de Europese Commissie en wordt ook door België en Vlaanderen actief gepromoot. Sterker nog, soms ben je verplicht om PEPPOL te gebruiken.
INHOUD:
3 Voordelen van Peppol
1. Sneller betaald
Bij een papieren factuur of een pdf factuur dient je klant de factuur nog af te printen of door te sturen. Dat neemt tijd in beslag. Via het netwerk van PEPPOL kun je veilig facturen in een elektronisch formaat verzenden. Een veel gebruikt formaat is de UBL e-factuur. Het grote voordeel van een e-factuur is dat je een factuur meteen binnen komt op het facturatie- of boekhoudprogramma van je klant. Zo kan de klant deze direct betalen en verder verwerken in de boekhouding.
2. Betalingen worden accuraat afgetoest aan facturen
Een ingescande pdf factuur die je verstuurt per e-mail is geen echte e-factuur. Goede facturatiesoftware herkent zo'n factuur maar dat verloopt niet altijd 100% accuraat. Je moet dit checken en corrigeren. Dat kost je tijd. Bij e-facturatie is dat anders. Facturen worden accuraat afgetoest en je ziet meteen binnen je facturatiesoftware welke facturen betaald zijn en welke niet.
3. Minder kans op fouten, fraude en verliest
Bij papieren of pdf facturen gebeurt het dat facturen verloren geraken, niet juist worden gearchiveerd of zelfs nagemaakt worden. PEPPOL is een beveiligd netwerk. De kans op fouten, verlies of factuurfraude is aanzienlijk minder.
Peppol verplicht voor B2G
Doe je zaken met de Vlaamse of Belgische overheid? Dan is het gebruik van PEPPOL voor leveranciers verplicht sinds 1.1.2017. De overheid heeft hiervoor zelfs een speciaal e-Invoicing en e-Procurement platform gebouwd. In de meeste andere landen van de Europese Unie is het trouwens ook verplicht. Als je vandaag nog facturen maakt in Word, Excel of PDF, is het ten zeerste aangeraden om een facturatiepakket (bvb. Furoo) te gebruiken die e-facturatie mogelijk maakt.
Hoe daarmee starten?
Om te kunnen genieten van de voordelen van PEPPOL, heb je facturatiesoftware (bvb. Furoo) nodig die koppelt met PEPPOL. Je kan dan een verkoopfactuur opstellen en deze elektronisch bezorgen aan je klant. Als de klant betaalt, wordt dit automatisch gekoppeld aan de juiste factuur. Zo kan je gemakkelijk betalingen opvolgen vanuit je facturatiesoftware.
Bepaalde facturatiesoftware (bvb. Furoo 😁) verwerken ook aankoopfacturen en toetsen betalingen ook meteen af.
Is er toch een betaling die niet match met een factuur? Jouw facturatiesoftware detecteer dit en stelt je een gepaste actie voor.
Lees de Mini-Gids "De Factuur: Essentiële Zaken Die Je Moet Weten"