Een offerte is het document waarin een prijsopgave voor een bepaalde opdracht voor een klant wordt opgenomen. Een offerte kan zowel mondeling als schriftelijk worden vastgesteld. Je doet best schriftelijk. Op deze manier kunnen er misverstanden ontstaan over de producten of diensten en de afgesproken prijs.
In dit artikel gaan we in het op het schriftelijk opmaken van een perfecte offerte.
- STAP 1: Kies een template
- STAP 2: Voer je bedrijfsgegevens in
- STAP 3: Voer klantinformatie in
- STAP 4: Voer het offertenummer en offertedatum in
- STAP 5: Voer een omschrijving van de te leveren producten en/of diensten in
- STAP 6: Verwijs naar de algemene voorwaarden of voeg ze toe
.png?width=700&name=Furoo_Web_Visuals-4-Voorwaarden%20(1).png)
Stap 1 - Kies een template
Wanneer je een vaststaand template voor je offertes hanteert, straal je professionaliteit uit. Op internet zijn er verschillende standaard-templates te vinden die je kunt personaliseren met je eigen bedrijfslogo en -gegevens. Ook is het mogelijk om met software helemaal zelf een template te ontwikkelen. Daarnaast bieden sommige boekhoudprogramma’s ook de mogelijkheid om offertes (automatisch) te maken. Het ontwikkelen van een template kan misschien wat tijd kosten, maar wanneer je het eenmaal hebt gedaan, dan kun je het template vervolgens vele malen hergebruiken.
Stap 2 - Voer je bedrijfsgegevens in
Zorg ervoor dat het voor de (potentiële) klant direct duidelijk is van wie de offerte afkomstig is. Hierbij moeten minimaal de volgende zaken worden vermeld:
- Je volledige bedrijfsnaam en bedrijfsvorm
- De naam van het contactpersoon
- Adresgegevens van het bedrijf
- Contactgegevens: telefoonnummer & e-mailadres
- Bedrijfswebsite
- BTW-nummer
Eventueel kun je jouw eigen bedrijfsgegevens ook vermelden in het vaste template, bijvoorbeeld op het briefpapier waarbij de volledige informatie van jouw bedrijf is voorgedrukt.
Stap 3 - Voer klantinformatie in
Zorg ervoor dat je duidelijk vermeldt voor wie de offerte is bestemd.
Hierbij moeten minimaal de volgende zaken worden vermeld:
- Naam van de ontvanger
- Wanneer de offerte voor een bedrijf is bestemd, vul dan de bedrijfsnaam en het contactpersoon in.
Wanneer de offerte voor een particulier is bedoeld, volstaat de naam van de ontvanger. - Adresgegevens van de klant - indien bekend
- Telefoonnummer & e-mailadres van de klant - indien bekend
- BTW-nummer van de klant (alleen wanneer de klant een bedrijf betreft) - indien bekend
Stap 4 - Voer het offertenummer en offertedatum in
Het vermelden van een offertenummer is een gemakkelijke manier om je administratie overzichtelijk te houden. Zorg ervoor dat de offertenummers opvolgend zijn. Wanneer je voor het opstellen van offertes een boekhoudprogramma gebruikt, wordt er in de meeste gevallen automatisch een offertenummer gegenereerd. Controleer dit nummer echter altijd, zodat je in een later stadium niet in de problemen komt met de administratie. Zorg daarnaast dat de offertedatum en de vervaldatum van de offerte duidelijk worden genoemd.
Stap 5 - Voer een omschrijving van de te leveren producten en/of diensten in
Geef concreet en overzichtelijk een weergave van de producten en/of diensten die je zal leveren na akkoord op de offerte. Doe dit zo gedetailleerd mogelijk. Denk bijvoorbeeld aan:
- Een gedetailleerde beschrijving van het product/de dienst (merk, soort, type etc.)
- De hoeveelheden
- De eventuele artikelnummers
- De eenheidsprijs en totaalprijs van een bepaald artikel of dienst, inclusief en exclusief BTW
- Het totaalbedrag (subtotaal) van de offerte, inclusief en exclusief BTW
- Eventuele kortingen / andere prijsafspraken
Ben je actief in de bouw? Dan moet je in je bouwofferte rekening houden met een aantal special zaken. Zoals bijvoorbeeld meerwerken die niet voorzien waren in je offerte.
Stap 6 - Verwijs naar de algemene voorwaarden of voeg ze toe
Heb je algemene voorwaarden ? Vermeld ze dan zeker op je offerte. Dat zal je later helpen om je algemene voorwaarden (zoals de betaaltermijn) te kunnen inroepen. Je kan verwijzen naar de algemene voorwaarden. Bvb. door een link te plaatsen waar ze gepubliceerd staan. Maar nog beter is om toe te voegen. Niet elke rechtbank aanvaardt immers een loutere verwijzing naar de algemene voorwaarden.