Facturatieprogramma voor zelfstandigen nodig? Als zelfstandige professional weet je dat tijd geld kost. Je wilt daarom je administratie en boekhouding zo eenvoudig en efficiënt mogelijk inrichten. Het opstellen, versturen en verwerken van facturen kan soms ontzettend veel tijd in beslag nemen.
Kan dat niet gemakkelijker?
Digitaliseer jouw administratie:
Facturatiesoftware kan je veel werk uit handen nemen en - belangrijker nog - veel tijd besparen. Tijd die jij vervolgens in de ontwikkeling van jouw onderneming kan steken!
In deze checklist geven we 6 tips voor het kiezen van het beste facturatieprogramma voor zelfstandigen:
- 1. Wat wil je factureren?
- 2. Hoeveel factuuren stuur je gemiddeld?
- 3. Op welke manier wil je facturen versturen?
- 4. Vormgeving van je factuur
- 5. Algemene voorwaardenen en bijlages
- 6. Aankoopfacturen verwerken
- Conclusie
1. Wat wil je factureren?
Bij het kiezen van een facturatieprogramma is het belangrijk dat je duidelijk hebt welk doel je ermee wilt nastreven. Wil je alleen uurtarieven factureren? Of verschillende artikelen?
Kies een facturatieprogramma dat hier aan voldoet. Sommige factuurprogramma’s bieden enkel de mogelijkheid om uurtarieven te berekenen. Bij andere programma’s heb je veel meer opties. Lees vooraf goed de voorwaarden en mogelijkheden van het facturatieprogramma door.
2. Hoeveel facturen stuur je gemiddeld?
Het is belangrijk om te weten hoeveel facturen je ongeveer per jaar verstuurd. Is het er bijvoorbeeld maar één per maand of juist meerdere per week?
Bij sommige facturatieprogramma’s kun je maar een beperkt aantal facturen per jaar versturen. Bij het opstellen van meerdere facturen worden er dan extra - vaak hoge - kosten berekend. Stuur je echter maar enkele facturen per jaar, dan ben je over het algemeen veel goedkoper uit. Lees daarom vooraf goed de voorwaarden van de aanbieder van het facturatieprogramma en bepaal hoeveel facturen je verwacht te versturen. Houd hierbij ook de eventuele groei van je bedrijf in gedachten. Misschien dat je gedurende het jaar wel veel meer facturen moet gaan versturen.
3. Op welke manier wil je facturen versturen?
Wil je jouw facturen digitaal of per post verzenden?
Dit is een vraag waar je vooraf goed rekening mee moet te houden. Sommige facturatieprogramma’s bieden de mogelijkheid om direct vanuit het programma eenvoudig de factuur te e-mailen naar de opdrachtgever. Soms kan je zelfs werken met elektronische facturen. Bij andere programma’s kun je de facturen opmaken, maar dien je ze vervolgens zelf te versturen via e-mail of post. Deze laatste optie kost natuurlijk meer tijd.
4. Vormgeving factuur
Wil jij een eenvoudige, standaard factuur of juist een opvallende, op maat gemaakte factuur?
Hier zit veel verschil in bij de verschillende facturatieprogramma’s. Sommige aanbieders bieden de mogelijkheid om facturen volledig naar eigen wens samen te stellen, inclusief logo en huisstijl. Bij andere aanbieders heb je alleen de keuze uit een standaard-template. Bepaal wat bij jouw onderneming past en kies de best passende facturatiesoftware. Over het algemeen zijn programma’s waarbij je de vormgeving van facturen helemaal zelf kunt bepalen ietwat duurder in vergelijking met de facturatieprogramma’s met enkel standaard-templates.
5. Algemene voorwaarden en bijlages
Heb je algemene voorwaarden of stuur je soms bijlages?
Bepaalde facturatiesoftware maken het mogelijk om automatisch je algemene voorwaarden mee te sturen of af te drukken. Zo vergeet je dit nooit. Soms kan je ook bijlages toevoegen aan je factuur.
6. Aankoopfacturen verwerken
Wil je af van het verzamelen van aankoopfacturen in een schoendoos?
Dat is niet handig.
Heel praktisch zijn die platformen die een mobiele app aanbieden waarmee je aankoopfacturen kan scannen. De mobiele app neemt een foto van de aankoopfactuur, herkent de gegevens en stuurt dit zelfs automatisch door naar je boekhouder. Zo hoef je op kantoor geen archief meer aan te leggen van facturen. Alles wordt digitaal bewaard conform de wetgeving.
Conclusie
Als je rekening houdt met deze 6 elementen, zal je een facturatieprogramma kiezen dat goed bij je past. Het kan zijn dat je nog meer nodig hebt. Zoals voorraadbeheer, projectbeheer of je uren registreren. Ben je benieuwd hoeveel tijd & geld je daarme kan besparen?
Bereken het hier in 5 min.